dwa Keine Kommentare

Gesetzeskonforme E-Mail Archivierung

Dass die Archivierung von Geschäftsdokumenten für Unternehmen, die Geschäfte über den digitalen Weg abwickeln, Pflicht ist, ist nicht neu. Seit dem 01.01.2017 umschließt das allerdings nicht nur Dokumente, sondern vor allem auch E-Mails. Denn was bisher nur für die Archivierung elektronischer Geschäftsdokumente, -vereinbarungen und –aufzeichnungen galt, schließt jetzt auch das Hintertürchen E-Mails mit ein.

Der Gesetzgeber verlangt, dass Papiere, die Geschäfte vorbereiten, durchführen, abschließen und rückgängig machen, für die Dauer von mindestens 6 bis 10 Jahren aufbewahrt werden müssen. Dabei reicht es nicht aus, die Dokumente und E-Mails auf einem einfachen Datenspeicher abzulegen. Es muss gewährleistet werden, dass diese unverändert, verschlüsselt und fälschungssicher aufbewahrt werden.

Gesetzliche Grundlage zur Archivierung von Dokumenten

Die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) gelten seit 2017 ausnahmslos. Wer bis jetzt noch keine entsprechende Archivierungslösung implementiert hat, bewegt sich deshalb auf dünnem Eis. Jede Gnadenfrist und jede juristische Übergangsregelung ist beim Thema Dokumenten und Mail Archivierung seit diesem Jahr nämlich vorbei. Wirtschaftsprüfer sind jetzt dazu verpflichtet, nicht ordnungsgemäß archivierte E-Mails und Geschäftsunterlagen, zu ahnden. Strafen wegen nicht vorhandener Dokumenten und Mail Archivierung können Unternehmen dabei teuer zu stehen kommen.

Für mehr Informationen zum Thema Dokumenten Archivierung, E-Mail Archivierung, Archivierungslösungen und Dokumentation elektronischer Geschäftsdokumente, kontaktieren Sie uns gerne. Wir helfen wir Ihnen gerne umgehende Maßnahmen für eine gesetzteskonforme Archivierung von E-Mails und Dokumente, zu ergreifen. Rufen Sie uns unter +4923133028080 an, oder schreiben Sie uns unter info@doworks.de. Wir beraten Sie gerne!

Bildnachweis: pixabay.com

Sagen Sie uns Ihre Meinung zum Thema - hinterlassen Sie Ihren Kommentar

Wir veröffentlichen nur Ihren Namen, Ihre Emailadresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.