Administratorwechsel - IT-Dienstleister Wechesel
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Sie fühlen sich mit ihrem aktuellen Administrator nicht mehr wohl? Spielen vielleicht schon mit dem Gedanken an einen Administratorwechsel? Bei manchen Differenzen ist die Basis der Zusammenarbeit erschüttert. Misstrauen ist gesät. Immerhin ist der Administrator der „Hüter“ Ihrer geschäftskritischen Prozesse. Und daran hängen Ausfälle, Terminverschiebungen oder Imageverlust. Schon erscheinen in Ihrem Kopfkino wahre Katastrophen-Szenarien. Spätestens jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, der Sache auf den Grund zu gehen. Jetzt gilt: Emotionen ab- und Ratio einschalten. An 5 Punkten zeigen wir Ihnen, wann die Zeit für einen Administrator-Wechsel gekommen ist.

1. Die Kommunikation stimmt nicht

Ständig beschweren sich Ihre Mitarbeiter, haben bei jeder Frage, jedem kleinen Problem das Gefühl, nicht ernst genommen zu werden. Irgendwie geben ihnen die IT-Leute zu verstehen, dass das „Problem vor dem Computer sitzt“ – was ja von Fall zu Fall durchaus auch stimmen kann.

Das macht man bei Ihnen als Auftraggeber nicht. Schließlich haben Sie die Fachleute nicht engagiert, um Ihnen die anfallenden Probleme zu erklären. Sie sollen sie lösen. Stattdessen erhalten Sie weitschweifige Erklärungen, gespickt mit Fachchinesisch, die Sie nicht verstehen und auch nicht verstehen wollen.

Das beschreibt ein klassisches Kommunikationsproblem. Sie und Ihr Partner verstehen sich nicht. Statt für reibungslose Abläufe zu sorgen, hinterlässt die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen vor allem Unverständnis und Unzufriedenheit. Wollen Sie das weiter hinnehmen?

2. Abweichende Sicherheitsvorstellungen

Wie bei vielen deutschen Unternehmen steht bei Ihnen momentan die Sicherheit auf Platz 1 der Prioritätenliste. Sie wünschen sich eine verbesserte E-Mail-Sicherheit, besseren Internet-Schutz und immer den aktuellen Anti-Virus-Schutz. Für Sie sind das wichtige Punkte, um die Geschäfte mit Ihren Kunden und Zulieferern gesetzeskonform abzuwickeln.

Der IT-Dienstleister dagegen redet von Sicherheitsberatung, proaktiven System-Updates und Patches. Das sind komplexe, strategisch wichtige Themen. Für Sie aber aktuell völlig unwichtig. Sie wollen schnelle Lösungen für Probleme, die Ihnen auf den Nägeln brennen.

In Ihren Augen ergeben sich daraus 3 Fragen zur Zusammenarbeit mit Ihrem System-Administrator. Versteht er mich einfach nicht? Kann er meine Probleme nicht schnell lösen, weil ihm das Know-how fehlt? Oder will er mir einfach nur eine teure Lösung verkaufen? Offensichtlich fehlt das Vertrauen in der Zusammenarbeit.

3. Der IT-Service läuft nicht richtig

Sie erreichen Ihren Administrator auch bei drängenden Problemen erst nach Stunden? Bis dahin werden Sie von verschiedenen Mitarbeitern bedient, die Ihre spezifische Installation wenig oder gar nicht kennen? Sie müssen für eine Fehlerbehebung demzufolge 1 – 2 Tage einkalkulieren.

Außerdem ist die Problemlösung oft nicht effizient und nur selten auf lange Sicht angelegt. Sie sehen einen unzureichenden Sofort-Service und deutliche Qualitätsmängel. Und dann werden Ihre Anfragen zu Leistungen außerhalb des Dienstleistungsvertrages auch noch mit Verzögerung bearbeitet.

Ganz ehrlich: Diese Situation gibt Ihnen jedes Recht zu Unzufriedenheit und Wechselgedanken.

4. Fehlende Transparenz von Rechnung bis Reporting

Transparenz bzw. deren Mangel ist ein leidiges Thema in der Zusammenarbeit mit Dienstleitern nahezu jeder Branche. Denn es gibt viele Punkte, die in der Zusammenarbeit mit Ihrem Administrator Fragen für Sie aufwerfen können.

So sorgt die mangelhafte Dokumentation von Maßnahmen und Anschaffungen im IT-Bereich für Verunsicherung. Die zurückhaltende Herausgabe von Passwörtern und Zugangscodes vermittelt Ihnen ein starkes Abhängigkeitsgefühl und untergräbt Ihr Vertrauen. Nicht zuletzt sorgen dann auch noch unverständliche Abrechnungsmethoden für Verärgerung. Mit einer transparenten Rechnungsstellung hat das nach Ihrer Auffassung nichts zu tun.

Mit Ihrem Wunsch nach kundenfreundlicher Transparenz in der Abrechnung stehen Sie nicht allein. Laut einer Studie wünschen sich Unternehmen durch die Bank kundenfreundliche Preisstrukturen. Am liebsten hätten sie turnusgemäße (monatliche, vierteljährliche oder jährliche) Gesamtrechnungen. Darin sollten alle Kosten für angefallene Vertrags-Dienstleistungen aufgelistet sein. Zusätzlich wären dann noch die Kosten für Technologielizenzen mit dazugehörenden Dienstleistungen gelistet.

Viel lieber rechnen IT-Dienstleister jede Serviceleistung und Technologie einzeln „wie es halt so kommt“ ab. Diese Praxis gibt immer wieder Anlass für Ärger und Unstimmigkeiten.

5. Verschiedene Unternehmensentwicklungen – der IT-Dienstleister wird zu klein

Sie haben eine positive Geschäftsentwicklung zu verzeichnen, haben Ihr Unternehmen in den vergangenen Jahren ausgeweitet. Da kann es natürlich passieren, dass Ihr jetziger Administrator den komplexeren Anforderungen nicht mehr gewachsen ist. Plötzlich fehlen ihm die notwendigen Ressourcen. Er kann Ihre IT mit all ihren Bereichen nicht mehr angemessen betreuen. Auch an der unerlässlichen Beratungskompetenz nach neusten technologischen Kriterien mangelt es. Ein guter Grund, einen Administratorwechsel durchzuführen.

Lieber auf Gewohnheit setzen oder den Administratorwechsel wagen?

Schon dass Sie über diese Aspekte in der Zusammenarbeit mit Ihrem Administrator nachdenken zeigt, dass etwas nicht stimmt. Denn die Betreuung Ihrer IT mit allen daran hängenden Bereichen ist vor allem Vertrauenssache. Behalten Sie bei allen Überlegungen im Hinterkopf: Die IT ist kein unliebsamer Kostenfaktor. Sie ist der Lebensnerv Ihres Unternehmens.

Den Administratorwechsel als Chance betrachten

Ein Wechsel ist natürlich mit Kosten und Aufwand verbunden. Wenn Sie jedoch den richtigen Partner gefunden haben, können Sie sich wieder auf Ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Sie müssen sich nicht mehr mit Nebenkriegsschauplätzen beschäftigen, die sie letztendlich fachlich nicht beherrschen. Zudem kann der Administratorwechsel durch eine unbefangene Sichtweise andere Ideen oder neue Konzepte einbringen. So gesehen ist ein Wechsel auch die Chance, Ihr Unternehmen in Sachen Informationstechnologie und Wettbewerbsvorteil weiterzubringen.

Schlussfolgerung: Welche Schritte sind jetzt zu tun?

Wenn Sie überzeugt sind, dass Ihr jetziger IT-Service-Dienstleister nicht mehr der Richtige für sie ist und sich entschlossen haben, einen Administratorwechsel durchzuführenden, sollten Sie einige Punkte klar formulieren: Was genau erwarten sie von dem neuen IT-Dienstleister? Wo liegen die Prioritäten in Ihrem Unternehmen?

Erst wenn diese grundsätzlichen Fragen geklärt sind, kann Ihnen der neue Partner bei einem reibungslosen Wechsel helfen. Er klärt mit Ihnen die einzelnen Schritte und steht Ihnen bei den Gesprächen mit dem alten Dienstleister zur Verfügung. Außerdem weiß er genau wo Wechselfallen liegen und welche Schritte unumgänglich sind.

Mit ihm können Sie eine Liste mit erforderlichen Verträgen, Lizenzen, Informationen und Codes zusammenstellen, die Sie von Ihrem bisherigen IT-Dienstleister benötigen. Zum Schluss erarbeitet er ein Angebot, das genau auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt ist.

Dieses Vorgehen hilft, die Kosten planbar zu machen und die Risiken eines Wechsels so klein wie möglich zu halten. Wenn wir Sie bei einem Administratorwechsel unterstützen können, rufen Sie uns unter 0231 54652100 an oder schreiben Sie uns unter info@doworks.de. Wir beraten Sie gerne und helfen Ihnen, zeitnah Maßnahmen für einen erfolgreichen Administratorwechsel zu ergreifen.

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