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E-Mail Archivierung ist für Unternehmen seit 2017 Pflicht

Gesetzeskonforme E-Mail Archivierung

Dass die Archivierung von Geschäftsdokumenten für Unternehmen, die Geschäfte über den digitalen Weg abwickeln, Pflicht ist, ist nicht neu. Seit dem 01.01.2017 umschließt das allerdings nicht nur Dokumente, sondern vor allem auch E-Mails. Denn was bisher nur für die Archivierung elektronischer Geschäftsdokumente, -vereinbarungen und –aufzeichnungen galt, schließt jetzt auch das Hintertürchen E-Mails mit ein.

Der Gesetzgeber verlangt, dass Papiere, die Geschäfte vorbereiten, durchführen, abschließen und rückgängig machen, für die Dauer von mindestens 6 bis 10 Jahren aufbewahrt werden müssen. Dabei reicht es nicht aus, die Dokumente und E-Mails auf einem einfachen Datenspeicher abzulegen. Es muss gewährleistet werden, dass diese unverändert, verschlüsselt und fälschungssicher aufbewahrt werden.

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